Estamos en una época en la que los avances tecnológicos están a la orden del día. Casi todo está siendo digitalizado, pero, en lo que a los documentos físicos se refiere, aún siguen siendo un elemento imprescindible en cualquier oficina. Informes, contratos… Son muchos los documentos que debes tener perfectamente organizados. Por eso, los productos de almacenaje son un elemento indispensable en el 100% de las empresas.
¿Tienes cientos de folios que no sabes cómo organizar? Existen muchas posibilidades para almacenar tus documentos. Pero hay un elemento que destaca tanto por su capacidad como por su facilidad de uso: las carpetas colgantes. ¿Estás pensando en hacerte con archivos colgantes para tu oficina? A continuación, te ayudamos a escoger la mejor opción para mantener todos tus documentos organizados.
📂¿Qué son las carpetas colgantes?
Los archivos colgantes son carpetas que se pueden colgar en diferentes tipos de soportes. Es decir, han sido creados para poder colgarse en elementos como carritos, bastidores de oficina o raíles de ficheros metálicos, entre otros.
Las carpetas colgantes sirven para guardar y almacenar toda la documentación relacionada, por ejemplo, con un cliente o proyecto en concreto. Éstas cuentan con un visor en el que se puede anotar la información relacionada que te ayudará a poder clasificarlas. Fabricadas con varillas, sus extremos tienen forma de gancho, lo que permite que puedan colgarse con facilidad.
🗂️ Ventajas de las carpetas colgantes
Las carpetas colgantes cuentan con numerosas ventajas en cuanto al almacenaje de documentos se refiere, siendo dos de ellas las más importantes para las oficinas:
- Puedes archivar tu documentación de manera independiente, por lo que podrás organizar toda tu información de manera sencilla mientras la mantienes al alcance de tu mano.
- Gracias a la facilidad para clasificar los documentos, podrás ahorrar espacio en tu oficina. Además, no dependerás de tener que agujerear folios ya que, con las carpetas colgantes, podrás almacenarlos sin perforarlos.
No es lo mismo guardar y proteger unos documentos a largo plazo que organizarlos independientemente a la vez que los mantienes cerca. ¿Necesitas acceder rápidamente a la información que tienes almacenada? Entonces, comprar una carpeta colgante es la mejor opción.
📁 Tipos de carpetas colgantes
Los tipos de carpetas colgantes que existen varían dependiendo de varios aspectos como, por ejemplo, su tamaño o el material con el que están fabricadas.
📏 Tamaño de las carpetas colgantes
Las carpetas colgantes pueden ser de diferentes tamaños. Lo importante es que se adapten a los tipos de archivos que vas a almacenar y siempre coincidan con la medida entre los centros de los ganchos y las varillas. Estas son las medidas más comunes de carpetas colgantes:
- A4
- Folio
- Folio prolongado
- Arcón A4
- Arcón folio
📄 Material de las carpetas colgantes
En el mercado se pueden encontrar carpetas colgantes de diferentes tipos de materiales, entre los cuales pueden ser de plástico, de cartulina o de alambre.
Los modelos más comunes suelen ser las carpetas colgantes fabricadas con cartulina marrón kraft. Aunque también existe la posibilidad de encontrar de diferentes colores, lo cual facilita la organización y almacenaje de documentos.
🔎 Visores de las carpetas colgantes
El visor en una carpeta colgante es de los elementos más importantes a tener en cuenta antes de decantarse por un modelo u otro. Este tiene como finalidad poder nombrar cada documento o expediente que se quiera almacenar.
Este elemento es un pequeño plástico que se desliza y en el que se anota la información de cada documento. Los visores de las carpetas colgantes pueden ser de dos tipos:
- Visores superiores: se utilizan en cajones, carritos o bastidores a los que se accede de forma superior. Estos visores permiten ver la información de cada carpeta desde arriba.
- Visores laterales: se utilizan sobre todo en cajones de armarios, los cuales se abren de manera lateral. Estos visores posibilitan ver la información de cada carpeta desde un lado.
🏆 ¿Cómo escoger la mejor carpeta colgante para tu oficina?
Antes de decantarte por una carpeta colgante para tu oficina, debes tener claro en qué lugar quieres almacenarla. Es decir, ¿necesitas poder guardar estos archivos en cajones o en armarios? Una vez tomes esta decisión podrás elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.
🥇 La mejor carpeta colgante con visor superior
Si estás buscando una carpeta colgante para almacenar toda tu documentación en cajones o bastidores, desde Kalamazoo te recomendamos la Gio by Elba Visor para carpeta colgante de cajón. Esta opción tiene visor superior y es ideal para ver rápidamente el contenido de la carpeta desde arriba.
Sus dimensiones son de 8,5 x 1,5 cm y está fabricada con poliestireno cristal. El visor es totalmente transparente y tiene efecto lupa, ampliando así el texto y aumentando la legibilidad. La longitud de la carpeta es de 85 mm y, gracias a su visor, te permite identificar rápidamente el contenido de cada carpeta. Además, las etiquetas se pueden recambiar, por lo que podrás reutilizar los visores tantas veces como necesites.
🎖️ La mejor carpeta colgante con visor lateral
En el caso de que quieras colocar tus carpetas colgantes en algún lugar de la oficina donde necesites acceder al visor desde un lateral, la mejor opción es la Gio by Elba Carpetas colgantes visor lateral. Gracias a que tiene el visor a un lado es la opción más recomendada para ver rápidamente la información desde, por ejemplo, un armario.
Fabricadas en Kraft bicolor, tiene unas dimensiones de 274 x 335 mm. Su formato es A4, por lo que es ideal para almacenar documentos de tamaño folio. Su visor mide 140 mm y tiene efecto lupa. Las varillas de esta carpetas colgante son de acero y su lomo en forma de V. Además, incluye etiquetas para facilitar la clasificación.
➡️ ¿Debería tener carpetas colgantes en mi oficina?
Como hemos podido comprobar, las carpetas colgantes son un elemento de almacenaje imprescindible en las empresas. Pero, antes de nada, debes comprobar que en tu oficina cuentas con muebles que tengan dispositivos de raíles o carros donde poder colgarlas.
Si, por el contrario, no tienes este tipo de muebles en tu oficina, no te preocupes. Será suficiente con tener un soporte metálico para carpetas colgantes. Así podrás disfrutar de todas las ventajas de tener todos tus documentos organizados y al alcance de tu mano.
